第一條 為切實加強和規(guī)范農(nóng)機購置補貼檔案管理，確保檔案資料完整、準確，便于檢查監(jiān)督，根據(jù)財政部、農(nóng)業(yè)部、省農(nóng)委、吉林市農(nóng)委有關(guān)規(guī)定，特制定本制度。
第二條 蛟河市農(nóng)業(yè)機械管理總站必須加強對農(nóng)業(yè)機械購置補貼檔案工作的管理，建立完善的立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等管理制度，確保妥善保管、有序存放、方便查閱，嚴防毀損。檔案資料管理應(yīng)當(dāng)納入當(dāng)年購機補貼績效考核范圍。
第三條 農(nóng)業(yè)機械購置補貼檔案分為A、B、C三檔。A檔為文件類，B檔為資料類，C檔為補充類。
第四條 A檔包括：
（一）農(nóng)業(yè)機械購置補貼的辦法、制度、規(guī)范等政策文件；
（二）農(nóng)業(yè)機械購置補貼專項資金實施、督查方案；
（三）農(nóng)業(yè)機械購置補貼專項資金預(yù)算及工作經(jīng)費文件；
（四）請示報告及批復(fù)；
（五）年度農(nóng)業(yè)機械購置補貼政策實施工作總結(jié)；
（六）其他有關(guān)農(nóng)機購置補貼的文件性資料。
第五條 B檔（《吉林省農(nóng)機購置補貼產(chǎn)品核驗規(guī)程（試行）》中要求的歸檔核驗材料）包括：
（一）購置者的身份證復(fù)印件；
（二）購置產(chǎn)品的發(fā)票復(fù)印件；
（三）購置產(chǎn)品的銘牌、發(fā)動機號、產(chǎn)品架號等圖像照片或拓印件；
（四）購置者與購置產(chǎn)品同框拍照的照片；
（五）核驗單；
（六）補貼資金申請表；
（七）按各自所需留存的有關(guān)農(nóng)機購置補貼的其他材料。
B檔（一）至（六）及（七）項中涉及購機戶個人信息的資料為購機戶檔案，實行“一戶一檔”制，其相關(guān)信息必須與農(nóng)機購置補貼信息管理系統(tǒng)完全一致，由農(nóng)業(yè)機械購置補貼實施單位備齊完善裝袋后，與購機補貼明細表、匯總表一起送縣級農(nóng)機化主管部門存檔，至少每季度一次。每個購機戶的檔案依各地慣例既可以按行政區(qū)域（鄉(xiāng)鎮(zhèn)街）整理，也可以按農(nóng)機購置補貼輔助管理系統(tǒng)中“申請表編號”順序整理。
B檔資料規(guī)格應(yīng)當(dāng)為國際標準的A4紙尺寸，小于A4紙尺寸的資料粘貼在A4紙尺寸的“購機補貼檔案資料粘貼紙”上，大于A4紙尺寸的資料按A4紙尺寸折疊后粘貼。
第六條 C檔包括：
（一）開展農(nóng)業(yè)機械購置補貼政策宣傳、補貼機具展示、技術(shù)培訓(xùn)等相關(guān)資料；
（二）召開農(nóng)業(yè)機械購置補貼會議的相關(guān)資料；
（三）接受群眾對補貼投訴的相關(guān)記錄及處理結(jié)果；
（四）對農(nóng)機購置補貼工作的相關(guān)調(diào)研、檢查、核實記錄材料；
（五）機具作業(yè)時的錄像、照相資料；
（六）其他相關(guān)農(nóng)機購置補貼資料。
第七條 農(nóng)機化主管部門須保存A、B、C檔中的所有資料；
第八條 每年的12月底前完成當(dāng)年農(nóng)機購置補貼檔案的整理、裝訂工作，并存放檔案室（柜）。農(nóng)業(yè)機械購置補貼檔案屬于定期保管檔案，按類別分：A檔最低保管期為10年，B、C檔最低保管期為5年。保管期限從次年的元月開始算起。本規(guī)定的保管期限為最低保管期限。
第九條 農(nóng)業(yè)機械購置補貼檔案是有關(guān)部門對農(nóng)機購置補貼政策落實工作進行監(jiān)督、檢查的重要依據(jù)，不得弄虛作假。應(yīng)當(dāng)確定購機補貼檔案管理專門人員和崗位職責(zé)，并建立相應(yīng)的管理制度。任何個人不得擅自涂改、故意損毀或者偽造購機補貼檔案，不得泄露檔案中的涉密信息和個人隱私。
農(nóng)業(yè)機械購置補貼檔案應(yīng)當(dāng)放置在專用的檔案室（柜）內(nèi)，并采取防火、防盜、防高溫、防潮濕、防蟲鼠等安全措施。
第十條 單位因業(yè)務(wù)移交或檔案管理人員變動時，應(yīng)辦理相關(guān)的檔案移交手續(xù)。
第十一條 農(nóng)業(yè)機械補貼檔案保管期滿，需要銷毀時，要由單位檔案管理人員提出意見，經(jīng)單位審查批準后，建立銷毀清冊進行銷毀。
檔案銷毀清冊應(yīng)當(dāng)記載檔案類別、檔案編號、注銷原因、保管到期日期、銷毀地點、銷毀日期等信息，監(jiān)銷人和銷毀人要在檔案銷毀記錄上簽字，并永久保管。